Todo bom empreendedor deve entender a necessidade e saber investir em ferramentas de acesso remoto para que aumente seu faturamento digitalizando seu negócio.
Em tempos de pandemia onde trabalhar em casa se tornou algo necessário e mesmo empresas que continuam com suas atividades de vendas externas, o comércio tem se tornado mais dinâmico e em constantes alterações.
Ter plataformas de gestão de documentos, é um bom caminho para começar, existem várias empresas que oferecem serviços de assinatura para usar tais plataformas.
Mas o nosso foco será mostrar duas plataformas gratuitas e de empresas confiáveis, o Google Drive e o Microsoft One Drive.
Quais as vantagens de digitalizar seu negócio
A primeira pergunta que vem a mente é, o que há de vantagens nisso? Estar com seu negócio digitalizado é estar em qualquer local e a qualquer momento.
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Pense na seguinte situação, um vendedor de sua equipe está com um um possível cliente em uma conversa informal e surge a oportunidade de fechar um novo negócio para a empresa. Ótimo tudo pronto pra assinar o contrato, menos pelo simples fato, não tem contrato algum ao seu alcance, ele está em uma cidade vizinha e o cliente não tem interesse em esperar.
E quando o vendedor volta no outro dia com o contrato pronto, o possível cliente pensou melhor e resolve aguardar mais um pouco, que pena mas o negócio não se concretiza, pois muitas vendas são feitas no calor da conversa.
Agora imagine que se em lugar de ter que voltar no outro dia, o vendedor saque seu celular do bolso, acesse a plataforma digital, abra o arquivo do contrato padrão, preencha os dados ali mesmo, e peça ao cliente apenas que imprima e assine ou melhor ainda, que ele assine o documento digitalmente. Pronto, venda realizada com sucesso.
Por mais que isso pareça difícil de acontecer, essa é uma situação recorrente em empresas que não estão preparadas de forma digital para estar em um mercado cada vez mais dinâmico.
Assim pense bem nessas vantagens de se digitalizar seu negócio:
- Documentos sempre disponíveis em qualquer local;
- Acesso as ultimas versões dos seus documentos;
- Custo baixo de manutenção ou até custo zero;
- Diminuição de uso de espaço físico;
- Dinamismo de comunicação;
- Equipes sempre integradas.
Google Drive
Para usar o serviços de armazenamento e acesso de documentos digitais, é necessário ter uma conta Google, e diferente do que se pensa, essa conta não precisar ser necessariamente um e-mail Gmail.
O serviço está disponível como aplicativo para smartphone, plataforma web e também como programa para computador, o que te dá total acesso aos seus documentos, independente de qual local você decida usar.
Praticidade e integração com o ecossistema Androide são as grandes vantagens desse serviço.
Nele você pode armazenar qualquer tipo de arquivo, e depois salvos no sistema, você pode fazer compartilhamento de links por e-mail ou por outros aplicativos, compartilhar cópias, definir acesso a pessoas de diferentes em níveis diferentes.
Assim, a equipe de vendas pode ter acesso apenas a alguns diretórios, enquanto a gerencia pode ter acesso total. O setor jurídico pode ter contato com documentos dos funcionários e contratos, mas não precisam de acesso ao financeiro e assim por diante.
Microsoft One Drive
Assim como os serviços do Google Drive, a plataforma da Microsoft, conta com as mesma vantagens e todos os benefícios da sua concorrente.
Mas um pouco diferente, no One Drive, toda a integração é com o ecossistema Microsoft, Pacote Office, Office 365, e toda a gama de produtos da marca. Considerando que os programas de edição de documentos e planilhas mais usados do mundo são da marca, isso é uma vantagem incrível.
E ainda, caso a empresa tenha qualquer assinatura dos pacotes office, seu armazenamento salta dos convencionais 15gb para 1tb de armazenamento.
Crie complexas distribuições de diretórios, insira comentários e referências nos documentos, para facilitar as buscas e tenha integração nativa com o Windows 10.
Conclusão
Seja um ou outro, os dois serviços oferecem grandes vantagens e sem precisar pagar nada por isso.
Em cada um deles existem planos pagos, que te dão maiores vantagens, como suporte avançado e espaços muito maiores. Mas as opções gratuitas são capazes de atender a maioria dos negócios.
Lembre-se que para transformar seus arquivos físicos para digitais, é preciso contratar uma empresa de digitação com as ferramentas necessárias para tal.
Integre suas equipes, melhore seu contato com seus clientes e assim aumente o faturamento digitalizando seu negócio